+ 45 70 20 34 36 info@innohow.dk

IDoART

– Kunsten i at planlægge et godt møde

I dag vil jeg give dig et lille værktøj til hvordan du kan lave bedre og mere fokuserede møder, med færre unødige diskussioner og samtaler der kører af sporet.

Vi kender sikkert alle sammen situationen: vi sidder i et personalemøde og vi har fået præsenteret en agenda for mødet, men som mødet skrider frem, ryger vores fokus og samtalen bliver ledt over på noget helt tredje, og vi får egentlig ikke rigtigt talt om de ting vi skulle tale om. Situationer som denne opstår ofte, fordi; 1) der ikke er en fælles forståelse for, hvad mødet skal opnå; 2) rollen som mødefacilitator ikke er udtalt og der er ingen spilleregler etableret, og man falder derfor tilbage på allerede-etablerede hierarkier; 3) der er ikke en skarp tidsplan som overholdes af parterne.

Hvis du også kan nikke genkendende til ovenstående problemstilling, har jeg svaret: det hedder IDoART.

I står for Intention: det er her vi prøver at beskrive (inden vi afholder et møde), hvad vores hensigt er for vores møde. Eksempelvis kan det være at vi vil have vores kollegaer eller ansatte til at opnå en bestemt følelse omkring et emne eller en gejst for et nyt projekt eller det kan være vi skal lære eller undersøge noget sammen. Alt efter hvad vores intention er for mødet, vil den diktere, hvilken form det vil tage. Det er altid godt at starte et møde med en præsentation af intentionen, så du mindsker risikoen for misforståelser og for at skabe engagement omkring opgaven.

Do står for Desired outcome: Hvor intentionen er mere orienterende, er Desired outcome konkrete målbare resutater for mødet. Eksempelvis konkrete handlinger der i forhold til et diskuteret emne eller x antal bestyrelsesposter skal deleligeres eller så og så mange bud på en given problemstilling.

A står for Agenda: denne skal du se som en form for back tracking af din Intention og Desired outcome, så når du ved, hvad det er du gerne vil have ud af mødet og hvad mødedeltagerne skal levere, kan du planlægge, hvad der skal gøres lige inden vi når vores Do, og når det er defineret, hvad der skal ske lige før det osv. Sådan fortsætter du indtil du når et udgangspunkt som alle kan starte fra, så du nu har en sammenhængende række aktiviteter eller punkter, som bygger på hinanden og til sidst leder til målsætningen for mødet. Agendaen er rigtig god at præsentere på starten af mødet sammen med I og Do, så alle kan se målet med mødet og hvordan det nåes.

R står for Rules and Roles: Det er vigtigt at du gør dig nogle tanker omkring din rolle – er du mødefacilitator er det vigtigt at tage højde for de mennesker du skal have møde med; har de for eksempel behov for en stram facilitering eller har de behov for at kunne snakke tingene igennem uden for mange afbrydelser? Eller er der nogen typer der ofte har nejhatten på? Baseret på dine deltagere, kan du bedre planlægge hvad din rolle skal være og hvad der skal til for, at du kan nå alle punkter på agendaen og du kan nå dine mål for mødet. Det er også godt at nedsætte nogle regler for dit møde; hvis for eksempel du skal undersøge muligheder til, eller finde nogle svar på, en problemstilling, kan det være gavnligt at prøve at fremme en type adfærd der er nysgerrig og opsøgende. Har du et problem med særlige deltagere, der ofte har nej-hatten på, kan det være svært at få dem med på at være nysggerig, med mindre man kan forklare vedkommende, at reglerne for hvert step på agendaen; at i nogle er vi er konstruktive og prøver at bygge på ideen (finde muligheder), og i andre er der mulighed for kritik og spørgsmål. På denne måde er det tydeligt for at alle, hvad spillereglerne er og hvilken adfærd der er gavnlig på forskellige tidspunkter, for at nå igennem agendaen. Det er derfor vigtigt at du har gjort et godt stykke forarbejde med en god intention, desired outcomes og en agenda, som alt sammen hænger sammen og er let at forstå for alle.

T står for Time: Det er her du, enten for dig selv eller for folk som har brug for et meget struktureret program, laver en schedule for mødet; dvs. alle de forskellige punkter på din agenda. Dette danner en tidsplan for mødet, så du kan sørge for at agendaen og samtalen ikke skrider. Sørg for at få tid på hvert enkelt punkt, så du som mødefacilitator kan styre slagets gang og brug gerne tid som et værktøj til at skabe fokus og skabe fremdrift i dialogen.