Virksomheder ved, hvor vigtig en ressource medarbejdernes idéer kan være, når det gælder om få input til forbedring af virksomheden.

Medarbejderne har ofte fingeren på pulsen, når det gælder kundens behov, hvad der kan optimeres på i arbejdsprocesserne, hvordan man kunne få mere ud af hinanden, forbedre produkter osv.

Ledere ved, hvor svært det kan være at omsætte idéerne, der kommer fra medarbederne til konkrete koncepter, som kan realiseres. Resultatet er at mange af disse potentielle guldklumper gemmes væk i idéskuffen, hvor de aldrig får set dagens lys igen. Det er her et Idea Management System kommer ind i billedet.

Hvad er et Idea Management System?

Det dækker over den idéfasen, som er markeret her med en rød farvet farve.

 

Idea Management går i sin enkelthed ud på at gøre de rigtige idéer til realiserbare projekter. Dette gøres ved at generere, indsamle, diskutere, evaluere og prioritere idéer på en struktureret måde.

Idéerne kan komme fra mange forskellige kilder. Det kan være idéer fra medarbejdere, feedback fra kunder, forespørgsler, løsninger på problemer mm. Ved at opsætte et Idea Management System, så kan I gribe disse idéer fra forskellige kilder og identificere, hvilke idéer der skal arbejdes videre med.

Et Idea Management System understøtter hele processen – lige fra at medarbejderen kommer med en idé, til at en idé er klar til at blive realiseret som et projekt. Igennem systemet kan ledelsen monitorere samarbejdet blandt medarbejderne og hvordan det går med fremdriften af idéerne. Man kan kalde systemet for en ”levende idéportal”, hvor medarbejdernes idéer kan opsamles og kvalificeres på en systematisk måde. Groft set, indeholder idea management system tre elementer:

  1. Ide indsamling. Et lettilgængeligt sted, hvor virksomheden samler alle idéerne, så de ikke forbliver i hovedet på medarbejderne eller på en af de mange post-its på en planche fra workshoppen sidste forår.’
  2. Struktur. Systemet skal give virksomhedn et sted at organisere idéerne, som muliggør yderligere udforskning, udvikling og sporing af den enkelte idé.
  3. Proces. Systemet skal fungerer som en formaliseret tilgang til at beskrive og behandle idéer – dvs.  at alle idéer får et mere ensartet udtryk og bedre kan holdes op i mod hinanden, fremfor at eksempelvis en idé beskrevet på 2 linjer på en post-it lap, holdes op imod en prototype lavet i værkstedet.

Der findes en lang række Idea Management Systemer, som i princippet kan det samme. Når I skal vælge hvilket system som passer bedst til jeres virksomhed, er det vigtigt at I tænker på brugssituationen;

  • Hvor orienterer de involverede medarbejdere sig omkring innovation?
  • Arbejder de ved en computer, er de mere på ‘gulvet’ eller ude og køre meget?
  • Hvor nemt er det for dem at involvere sig i innovationsprocessen?
Så alt efter hvilke arbejdskulturer systemet skal indgå i, kan et idea management system tage mange former, fra simple regneark, til digitale platforme, tavler eller plakater. Det vigtigste er, at det hjælper de innovationsansvarlige med fremdriften i udviklingen af idéer til færdige projekter og gør det let for medarbejderne at biddrage til processen på en nem og tilgængelighed måde.

Hvorfor har I brug for et Idea Management System?

Undgå følgende:

  • Døde post-it sedler og skuffeidéer der aldrig ser dagens lys
  • Udbrændte medarbejdere der har mistet troen på organisationens innovationsevne eller -vilje
  • Udviklingsidéer som er for ufuldstændige og inkonsistente, der gør dem enormt besværlige for beslutningstagere at handle på

Et idea management system er selvsagt ikke en løsning i sig selv på disse problemstillinger, men kan være et fantastisk værktøj til at komme fra en idé på en lap papir, til et projektforslag.

Systemet hjælper den innovationsansvarlige med at:

  • Skabe overblik over alle medarbejdernes idéer
  • Gøre det lettere at involvere kollegaer og medarbejdere i innovationsarbejdet
  • Organisere, sortere og behandle medarbejdernes idéer

Innovationen skal sættes i system, der skaber fremdrift i idéerne, og er bundet op på nogle kvalificeringsprocesser og kriterier for hvordan en idé kommer igennem forskellige idéstadier.

Download Innohows “QuickGuide til Idea Management” og læse mere

 

Et par praktiske råd

  1. Vælg mellem en analogt eller digitalt setup. Det findes en masse softwareprogrammer til at styre Idea Management. Nogle gang er en analog løsning såsom en fælles opslagstavle bare bedre. Tænk over hvad der vil virke i din virksomhed.
  2. Lav så få idéstadier i strukturen som muligt.F.eks. kan de 3 stadier hedde “Indsamlet”, “kvalificering” og “Præstentation”. Jo flere idéstadier en idé skal igennem før den når projektstadiet, som flere gang skal en idé behandelse og det kan være tidskrævende.